La transformación digital de los despachos y firmas jurídicas lleva consigo la implementación de tecnologías que mejoren los procesos productivos mediante la automatización de tareas y la obtención de reportes avanzados que tengan en cuenta el universo de datos del despacho de forma global.
Muchas firmas siguen generando informes de forma manual mediante hojas de excel que preparan uniendo datos de varias fuentes de información, algo que consume tiempo a los equipos de Administración, lo que hace que la información llegue con retraso a los socios y profesionales y que además, puede conllevar errores debido a la carga de trabajo manual.
Los despachos son cada vez más conscientes de esta situación y si bien antes se asumía este hecho como un “mal menor”, el cambio de paradigma del sector y los nuevos competidores (más profesionalizados, tecnológicamente muy avanzados, y comercialmente muy activos) hace que ya no pueda obviarse más el problema.
La solución es la sustitución de los sistemas tradicionales de gestión por sistemas más avanzados tipo CRM o ERP o ambos a la vez, que ordenen la forma de trabajar, mejoren los procesos de prestación del servicio y aseguren la consistencia de los datos, pero el proceso de selección e implementación de estos sistemas suele conllevar grandes quebraderos de cabeza a los socios de los despachos. Eva Bruch, socia de LOIS, consultora de transformación digital y abogada, es experta en este tipo de proyectos y comparte las claves para transitar exitosamente este proceso. Te dejamos a continuación las 8 claves para implementar un sistema CRM/ERP con éxito y sin sobresaltos.
¿Cómo implementar un ERP con éxito?
1. Planificar el proyecto anticipadamente
Antes de iniciar la búsqueda de un sistema de gestión integral del despacho es imprescindible conocer detalladamente qué se necesita a nivel operativo.
El error que se comete habitualmente en esta fase es crear una lista de necesidades globales: gestión de potenciales clientes, gestión de clientes, gestión de asuntos, conflicto de interés, entrada de horas, facturación, contabilidad, reporting, etc… En realidad, esto son aspectos que cubren absolutamente todos los sistemas ERP del mercado, por lo que no aportan ninguna utilidad al proyecto ni sirven para la toma de decisiones.
En su lugar, deberá analizarse bien los procesos y las particularidades del despacho en cada una de las áreas indicadas. Por ejemplo, ¿se requiere que el sistema pueda acomodar distintos tipos de facturación, por horas, por iguala, por topes, bolsas de horas? ¿Cómo y quién debe controlar el consumo de las horas, el tope de horas? ¿A quién, cuándo y de qué forma debe avisar el sistema cuando se acerca el límite de un cap? ¿Cómo debe ser ese aviso? ¿Debe haber reparto del presupuesto entre los departamentos? ¿Cómo se hace este reparto?
No todos los sistemas pueden resolver este tipo de cuestiones y los que sí pueden hacerlo, es probable que no lo hagan de forma estándar, es decir, requieren de un desarrollo específico. Ese desarrollo va a suponer un coste adicional del proyecto que se descubre cuando éste ya está en marcha y es lo que ocasiona que los proyectos se desvíen tanto en coste como en tiempo de ejecución.
Pasará exactamente lo mismo con cualquier legaltech que se quiera utilizar ya sea sustituyendo partes del sistema, como puede ser la entrada de horas o de gastos o bien para complementarlo, por ejemplo para automatizar documentos. En estos casos, debe preverse el coste de la integración, que normalmente está en ambos lados de la relación: del proveedor del sistema CRM/ERP y de la propia legaltech.
2. Elegir el software adecuado a las necesidades del despacho
Si el paso anterior se ha hecho bien, la elección del software de gestión integral va a resultar mucho más sencilla porque el despacho, en lugar de preguntar por funcionalidades generales que todos resuelven de un modo u otro (y de pasar por un sinfín de demos prefabricadas) podrá realizar preguntas muy concretas y detalladas.
Las respuestas a estas preguntas, por su calidad, extensión, profundidad, etc… darán las pistas necesarias para descartar opciones. Por ejemplo, no es lo mismo que el sistema resuelva las necesidades específicas del despacho con desarrollos propios dentro de la misma herramienta, a que tenga que buscar terceras aplicaciones que la complementen, o que sea el despacho quién quiera “prescindir” de una función nativa del sistema para integrar una legaltech que mejore su rendimiento.
En esta fase, el despacho debe estar tratando con varios implementadores de distintas soluciones, pues el objetivo es decidir cuál es la mejor solución tecnológica.
3. Seleccionar un implementador con experiencia
Es posible que la solución tecnológica seleccionada tenga un único implementador en la zona o región. Acostumbra a ser así en los verticales jurídicos. No obstante, para soluciones de mayor envergadura (SAP, Dynamics, Odoo, Zoho, Holded, etc…) siempre hay varias empresas especializadas en su implementación. Dado que se trata de soluciones complejas, que admiten desarrollos a medida, personalizaciones, integraciones y que requieren un sinfín de ajustes, la experiencia que tenga el implementador en estos aspectos es muy importante para lograr una buena ejecución.
Es en esta fase cuando el despacho debe pedir muestras de desarrollos similares realizados, referencias de otros clientes y detalles técnicos de cómo van a resolverse las funcionalidades que no son estándares en la aplicación, así como su coste y tiempo de desarrollo. Esto logrará que se obtenga un presupuesto de implementación ajustado a las necesidades identificadas por el despacho sin sorpresas durante la ejecución.
4. Definir un calendario de implementación
La duración estimada de este tipo de proyectos es de entre 8 meses y 1 año, dependiendo de su complejidad, configuraciones, desarrollos, integraciones, disponibilidad de los equipos internos de seguimiento del despacho, de la disponibilidad de los equipos técnicos de las soluciones a integrar, de la calidad de los datos a migrar…
Hay un sinfín de variables a considerar que deben estar recogidas en un calendario semanal con indicación de los hitos a superar. A medida que el proyecto avanza, el calendario se va definiendo de forma más pormenorizada, día a día, hasta la fecha del arranque del sistema. Seguir el calendario marcado, acomodar las desviaciones, avanzar trabajos, coordinar agendas y preveer vacaciones de los equipos implicados es una labor necesaria para no perder de vista la buena marcha del proyecto.
5. Configurar un equipo de seguimiento
Todo proyecto necesita un liderazgo y este tipo de proyecto no es ninguna excepción, más cuando deben coordinarse varios equipos (del despacho, del implementador, de los desarrolladores, de las legaltech implicadas si las hay…) La figura del director de proyecto es clave para coordinar trabajos y equipos, ya sea una persona interna del despacho o un profesional experimentado contratado a tal efecto que tenga una visión 360º sobre todas las partes involucradas en el proyecto.
6. Involucrar al resto del despacho
Un proyecto de este tipo va a cambiar la forma de trabajar de todas las personas del despacho y eso requiere un tiempo de planificación. Es importante informar de los cambios que van a producirse, del por qué se están haciendo y formar a las personas en los nuevos sistemas. No hacerlo conllevará barreras de adopción, resistencia al cambio y demoras en la implementación.
7. Preparar la migración de datos
Este es uno de los aspectos clave de este tipo de proyectos. Es muy importante preparar bien los datos, conocer la forma en que van a ser extraídos de los sistemas actuales para pasarlos al nuevo sistema en tiempo y en el formato que el implementador requiera, que no va a coincidir con el formato de salida del sistema originario. La manipulación de los datos recae casi siempre en el despacho y es una tarea delicada que requiere mucha atención y extensos periodos de revisión.
8. Planificar la compra de licencias
Teniendo en cuenta que estos proyectos tienen una duración extensa en el tiempo, no es necesario comprar todas las licencias al inicio de los trabajos de configuración.
Normalmente, con adquirir cuatro o cinco licencias es perfectamente suficiente para abordar los trabajos de configuración, desarrollo, tests y pruebas, siendo el último mes de proyecto el indicado para proceder al alta del resto de licencias, lo que supondrá un ahorro económico muy importante.
En LOIS, somos expertos en la dirección de proyectos tecnológicos. Analizamos de forma detallada las necesidades de los despachos, asesoramos en la elección de la mejor solución tecnológica, buscamos al implementar ERP más adecuado para el proyecto y supervisamos todo el proceso de ejecución hasta su puesta en marcha.